6 tipi di riunioni di lavoro nellorganizzazione

Il più delle volte, partecipi a diverse riunioni in una settimana. In altre parole, probabilmente partecipi a diversi tipi di riunioni di lavoro. Le riunioni sul posto di lavoro sono elementi vitali della gestione aziendale. Ci sono riunioni in cui prendi decisioni, condividi informazioni e ci sono quelle in cui fai brainstorming su qualcosa.

Oltre a ciò, queste riunioni frequenti in unorganizzazione vengono utilizzate per risolvere controversie, risolvere problemi, costruire lavoro di squadra, migliorare le prestazioni e molto altro ancora. A seconda dellorganizzazione aziendale, le riunioni aziendali possono essere informali o formali e possono variare da due a diverse centinaia. Per le aziende che hanno una politica di collaborazione, molto spesso, incorporano clienti, fornitori e persino partner commerciali alle loro riunioni.

In gran parte, ogni tipo di riunione dellorganizzazione ha il suo obiettivo unico. Per raggiungere questi obiettivi, si considera la differenza nellorganizzazione e nello svolgimento di una riunione specifica. Questo spiega perché è necessario definire il tipo di riunione quando si pianifica una riunione. Sebbene ogni riunione sia distintiva, conoscere i 6 tipi più comuni di riunioni di lavoro nellorganizzazione ti aiuterà a identificare meglio gli obiettivi, la struttura e le attività più adatte alle tue riunioni.

1. Incontri di progetto

Many companies are structured to have different departments each assigned a particular task,such as developing a new product or carrying out the business reorganization. Quite often,the management of the organization arranges for meetings that bring together departmental project managers. This kind of sitting is called project meeting,and it takes several forms,which include brainstorming sessions,design meetings,planning and progress session,review meeting,and so on.

2. Riunioni di aggiornamento dello stato

Le riunioni di aggiornamento dello stato sono in effetti uno dei tipi di riunioni di lavoro più comuni. La maggior parte delle aziende organizza riunioni di aggiornamento dopo un periodo stabilito, ad esempio su base settimanale o mensile. Come suggerisce il nome, lobiettivo principale di questo tipo di assemblaggio è fornire ai dipendenti aggiornamenti sulle sfide e sui progressi dellazienda.

3. Riunioni collaborative

Come affermato nella sezione introduttiva, alcune aziende hanno una politica di collaborazione, che richiede loro di tenere riunioni regolari con i propri partner commerciali e clienti. Ci sono diverse forme di questa sessione, che includono assemblea generale annuale, assemblea generale straordinaria, riunione del consiglio, riunione del comitato, riunione dei creditori, assemblea statutaria e molto altro. Lobiettivo di questi incontri è discutere questioni come il miglioramento della catena di fornitura, lespansione del progetto, nuove iniziative di mercato e così via.

Gli incontri collaborativi aiutano a rafforzare le relazioni commerciali con i gruppi esterni e danno allazienda un senso migliore della focalizzazione sul cliente. A differenza di altri tipi di riunioni di lavoro in cui i presenti sono nella maggior parte dei casi nella stessa stanza, le riunioni di collaborazione coinvolgono sempre gruppi esterni spesso in luoghi diversi. Può essere difficile e persino costoso chiedere a qualcuno che si trova a centinaia di migliaia di chilometri di distanza dalla posizione della tua azienda di partecipare fisicamente a una riunione di lavoro. Fortunatamente, oggigiorno, le riunioni collaborative possono essere tenute sempre e ovunque grazie a soluzioni di comunicazione virtuale come ezTalks Cloud Meeting.

4. Riunioni di emergenza

Una riunione di urgenza viene convinta se lazienda sta vivendo un problema serio. Ad esempio, se si è verificata una perdita finanziaria significativa, è importante informare tutti i dipendenti in modo che comprendano i cambiamenti e le implicazioni che si verificheranno a seguito dellemergenza. Molte altre emergenze che possono sorgere in unorganizzazione aziendale che possono portare al blocco temporaneo dei lavoratori o alla chiusura completa. Comunicando efficacemente queste sfide durante la riunione, i manager saranno in una posizione migliore per ridurre la sensazione di incertezza tra i dipendenti ed evitare il rischio che gli aneddoti si diffondano ovunque.

5. Riunioni decisionali

Le riunioni decisionali sono altri tipi comuni di riunioni in unazienda in cui gli invitati prendono la stragrande maggioranza delle decisioni aziendali. Mentre le piccole decisioni vengono spesso prese in tutti i tipi di riunioni delle organizzazioni, le decisioni considerate più importanti ottengono le loro riunioni dedicate. Tutti coloro che sono coinvolti nella seduta dovrebbero essere molto consapevoli di ciò di cui discuteranno (informazioni) per assicurarsi che la decisione che hanno raggiunto sulla riunione sia utile. Pertanto, il facilitatore di tale riunione dovrebbe definire il problema e dare ai partecipanti abbastanza tempo per elaborare prima dellinizio della riunione.

6. Riunioni motivazionali

Le riunioni motivazionali (a volte denominate sessioni di team building) sono progettate specificamente per ottenere limpegno da parte di un gruppo o team di lavoratori intorno a uno sforzo di cambiamento. Tali incontri sono tenuti per elevare lenergia e la volontà dei partecipanti di raggiungere un particolare obiettivo. Inoltre svolgono un ruolo fondamentale nel rafforzamento del rapporto tra i dirigenti dellazienda e i dipendenti oltre a promuovere la cultura aziendale. Come facilitatore di un incontro motivazionale, devi fare appello a loro sia emotivamente che logicamente. In un incontro del genere, il dialogo è fondamentale e le persone dovrebbero sentire di essere state ascoltate prima di essere disposte ad accettare e persino a implementare ciò che lazienda sta facendo.

Conclusione

Lelenco dei diversi tipi di riunioni di lavoro e il loro scopo è infinito, e quelli spiegati sopra sono solo alcuni. Sebbene diversi tipi di riunioni di lavoro abbiano scopi e obiettivi diversi, alcuni aspetti li combinano. Le riunioni rappresentano un enorme valore sia per i dipendenti che per le aziende. Essenzialmente, come facilitatore, sei tenuto a pianificare di conseguenza in modo da tenere le riunioni in base alle esigenze dellorganizzazione.

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