7 suggerimenti per organizzare riunioni di team virtuali efficaci
Le riunioni di team sono una parte essenziale della vita lavorativa quotidiana. Può fornire così tanto se gestito correttamente. Tuttavia, nellimpresa moderna, sempre più persone lavorano da remoto. Molte più discussioni avvengono come riunioni virtuali rispetto a quelle faccia a faccia. Non è così facile eseguire in modo efficace riunioni di team virtuali. Qui ti offriamo sette suggerimenti e trucchi per te.
Suggerimento 1. Scegli il software per riunioni virtuali
Make sure the virtual meeting software you use has all the features that you need. One of the market leading one is ezTalks Cloud Meeting that has effective range of features: up to 500-participant team meetings,no limit to the number of meetings,meeting scheduling,HD video and audio,screen sharing,recording and playback,whiteboarding,compatible with Mac,Windows,iOS and Android.
Suggerimento 2. Agenda, introduzioni, azioni
In una riunione regolare del team non dovrebbe esserci bisogno di presentare i membri del team. Fai uneccezione se ci sono nuovi membri nel team, ma non perdere tempo prezioso. Ma tutti hanno bisogno di vedere lordine del giorno in anticipo in modo da poter preparare le proprie opinioni. Assicurati inoltre che tutti vedano le azioni registrate durante la sessione. Un modo efficace per raggiungere questo obiettivo è condividere il registro delle attività sullo schermo mentre procedi.
Suggerimento 3. Educato e culturalmente consapevole
Gestire un team virtuale efficace alle riunioni, ogni partecipante deve essere più consapevole che mai della necessità di essere educato e sensibile. È troppo facile pensare che la tecnologia ti fornisca uno scudo magico o dimenticare che le prese in giro amichevoli non sono così amichevoli quando non sei fianco a fianco.
Suggerimento 4. Orari regolari delle riunioni
Un grande vantaggio delle riunioni di team virtuali è che il software per riunioni virtuali può supportare una regolare sessione di pianificazione delle riunioni. Ancora una volta, ezTalks Cloud Meeting offre promemoria per riunioni regolari che includono tutti i collegamenti necessari per partecipare alla sessione.
Suggerimento 5. No multi-tasking
Come partecipante in una riunione di squadra virtuale ci sono alcune regole che devi ricordare. Oltre alla necessità di vestirti anche se sei a casa (è solo educato), concentrati su quello che sta succedendo. Non fare più attività. Non rispondere alle e-mail. Non allontanarti per rispondere alla porta. Non fare da bere. Non mangiare il tuo pranzo. Non chattare con il tuo vicino nel prossimo cubicolo!
Le riunioni di team virtuali sono molto più efficaci delle riunioni di puro audio per diversi motivi. Forse la cosa più importante è che aiuta a impedire alle persone di fare più cose contemporaneamente! Se sanno di poter essere visti, cè una disciplina imposta. Allo stesso modo, la possibilità di condividere documenti, presentazioni, grafici e fogli di lavoro consente un livello più elevato di interazione e coinvolgimento.
Suggerimento 6. Cose da fare e da non fare
Le 4 principali cose da fare nelle riunioni virtuali del team
• Sii cortese con tutti gli altri membri del team
• Parla chiaramente e un po più lentamente del solito, specialmente per le squadre internazionali
• Tieni bassi i movimenti del corpo al minimo, gestisci lentamente e in modo naturale
• Mantieni il contatto visivo guardando dritto nella telecamera: non essere vanitoso e guarda te stesso!
Le 4 principali cose da non fare per riunioni di squadra virtuali di successo
• Non creare suoni che distraggono, indossare gioielli rumorosi o coprire il tuo microfono
• Non gridare e non fare movimenti che distraggono
• Non interrompere altri oratori
• Non portare avanti conversazioni secondarie nella tua posizione
Suggerimento 7. Termina con la sessione Water Cooler
Proprio come un incontro nella vita reale, trova il tempo per un breve controllo su cosa è andato bene e cosa è andato storto durante la sessione. Lascia che le persone si tolgano le cose dal petto invece di girare langolo e lamentarsi con tutti quanti mentre si radunano intorno alla fontana.
Riepilogo
Quanto sopra è sette suggerimenti su come condurre in modo efficace riunioni di team virtuali. Le riunioni del team virtuale stanno diventando più comuni che mai. Tuttavia, il loro utilizzo per riunioni di gruppo regolari è ancora abbastanza nuovo. Finché scegli un insieme capace di supportare la tecnologia e applichi discipline più rigide di quanto ti aspetti nelle riunioni faccia a faccia, le riunioni virtuali possono essere ancora più convenienti rispetto alle sessioni di vita reale.
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