Passaggi per utilizzare la videoconferenza online per migliorare la gestione delle crisi

Quando si tratta di conferenze, la nostra mente immagina unimmagine che mostra vari sistemi video installati in una sala conferenze fisica, dove ospitanti e partecipanti si incontrano secondo lorario programmato, proprio come le riunioni mensili oi seminari aziendali. Ovviamente, i ritardatari perderebbero questo tipo di conferenza se fossero bloccati in un traffico intenso o in una tempesta di neve.

I precedenti sistemi di conferenza tradizionali non erano così convenienti, perché potevamo organizzare il nostro tempo per adattarli, ma altrimenti non è contrario. La tecnologia si sta sviluppando e lemergere della videoconferenza online ha già cambiato le nostre routine di conferenza e svolge un ruolo importante nella collaborazione aziendale.

La videoconferenza online è più flessibile e facile da usare, quindi potremmo usarla per far fronte a situazioni impreviste e impreviste. Abbiamo compilato un elenco di passaggi che puoi eseguire per creare soluzioni complete per affrontare tipi di casi di emergenza attraverso la videoconferenza Web:

Passaggio 1. Pensa a quante stanze hai bisogno

The online conference room is much easier to create than booking a physical conference room. You also have to think about it carefully according to your needs,otherwise everything would be in a mess.Different meetings in different rooms,so you should give your room a proper name,and meeting participants also could find it easily,such as “Team of ezTalks Onion”.If your meeting is hold every once in a while,you should better give your room a fixed name. If your room is for a temporary use,you can change the name in keeping with the conference’s purposes and topics.

Passaggio 2. Fornisci a ogni stanza unintroduzione dettagliata

Se hai creato un numero di stanze per il backup in caso di situazioni di gestione delle crisi, dovresti taggare una semplice introduzione a ciascuna stanza , indicando quando partecipare alla riunione e chi ha accesso alla stanza.

Se sei ancora preoccupato che qualcuno possa trascurare di notare le istruzioni, puoi inviare loro delle email e dire loro come partecipare la riunione se utilizzano il browser, i tablet o i dispositivi mobili.

Passaggio 3. Decidi quanti partecipanti desideri invitare

Al termine della creazione di una conferenza online room, tutti hanno accesso a questa stanza in teoria. Ma sai a scuola ogni classe ha i suoi posti limitati per gli studenti, allo stesso modo, ogni sala conferenze online ha le sue dimensioni. Puoi utilizzare una sala conferenze gratuita per 100 partecipanti o acquistare più accesso per più partecipanti.

Poiché la risorsa è limitata, dovresti pensare chiaramente a quante persone vuoi invitare e se dovresti impostare in una nuova stanza o no.

Un vantaggio delle moderne videoconferenze online rispetto a quelle più vecchie è che puoi partecipare a una riunione ovunque tu sia e con qualsiasi dispositivo tu stia utilizzando. È possibile partecipare a una riunione facendo clic sul collegamento di invito nel browser o inserendo il codice quando si utilizza lo smartphone. Quindi non avrai mai più paura di essere in ritardo per una riunione.

Passaggio 4. Verifica la tua attrezzatura e acquisisci familiarità con il software di conferenza

In caso di qualsiasi crisi si verifichi durante una riunione, faresti meglio a eseguire una riunione fittizia per testare il tuo sistema e assicurarti che tutto sia a posto. Devi verificare se la tua rete grave è stabile e testare tutte le funzioni dello strumento di videoconferenza che stai utilizzando. In modo da poter ospitare una riunione con successo.

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