Suggerimenti per conferenze Web di successo
La conferenza Web è un metodo efficace, conveniente e conveniente per comunicare e collaborare con dipendenti e clienti dislocati geograficamente. Oggi, le conferenze web sono disponibili su quasi tutti i dispositivi e utilizzate per molti scopi, incluso il personale sessioni di formazione, assemblee degli azionisti, lanci di prodotti, servizi di marketing e persino interviste a potenziali dipendenti.
Tuttavia, anche se la conferenza web elimina le seccature e i costi associati ai viaggi daffari, la tua conferenza richiederà comunque la stessa quantità di accortezza e impegno di una riunione di persona affinché sia preziosa e un uso costruttivo del tempo sia per te che per i tuoi partecipanti. Per fortuna, ci sono alcune cose che puoi fare per aiutare a fornire materiale coinvolgente che manterrà i tuoi partecipanti concentrati e parteciperanno attivamente alla tua riunione. Ecco alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a condurre riunioni online come dovresti.
● Assicurati che lambiente virtuale sia adatto alla riunione
Esistono diversi tipi di riunioni come riunioni di gestione, riunioni di pianificazione del progetto, sessioni di brainstorming creativo, chiamate di vendita, riunioni di prospezione dei clienti e sessioni di editing video in tempo reale. Tuttavia, in alcuni tipi di riunioni, è necessario incontrare persone faccia a faccia come importanti riunioni con potenziali clienti o discussioni sullo sviluppo delloccupazione personale. Se ritieni che il contenuto della riunione sia giusto per una riunione virtuale, allora fallo. Se la pensi diversamente, vai a incontrare il tuo cliente in un incontro faccia a faccia.
● Conosci il tuo pubblico
Prima di prepararti per una riunione web online, prova a conoscere il tuo pubblico. È necessario conoscere il tuo pubblico prima di una riunione in quanto ti aiuterà a preparare il contenuto giusto per la riunione virtuale che può essere condivisa con tutti i partecipanti. Il tipo di applicazione utilizzata per le riunioni virtuali dovrebbe essere facile da usare, proprio come una telefonata o il clic di un pulsante. Devi assicurarti che i partecipanti abbiano familiarità con la tecnologia di web conferencing .
● Sviluppare in anticipo un piano e un programma per la riunione
Prima di iniziare lincontro virtuale, è necessario stabilire le regole per passare il controllo e parlare. Puoi utilizzare la tecnologia che consente ai partecipanti di fare clic su una bandiera per squillare o alzare la mano in modalità di presentazione virtuale . Imposta anche le regole di base per le chat personali, le conversazioni secondarie e la moda delle trasmissioni.
● Selezionare il moderatore giusto
Un moderatore svolge un ruolo importante nella definizione del tono e aiuta a mantenere lordine del giorno della riunione in pista. Il ruolo del moderatore è vedere che ogni partecipante ha la possibilità di porre domande e commentare largomento. È anche responsabilità del moderatore verificare se qualsiasi partecipante che desidera fornire un commento o parlare possa intervenire. Assicurati che il moderatore scelto sia a conoscenza delle funzionalità dei sistemi di conferenza web.
● Salvare il contenuto delle riunioni virtuali
Seleziona un software per riunioni virtuali con funzioni per salvare i diversi contenuti generati durante le riunioni virtuali come promemoria della lavagna, documenti, note, discussioni, chat e altri contenuti importanti. È necessario assicurarsi che i file di sessione e audio siano entrambi salvati in quanto possono essere utilizzati dai colleghi che non sono stati in grado di partecipare alla riunione virtuale per qualsiasi motivo.
● Prova la tua presentazione
Evita di leggere direttamente da un foglio di carta. Anche se i tuoi partecipanti non possono vederti durante la presentazione, saranno in grado di dire che la tua consegna è meno che naturale. Se hai molto materiale da trattare e sei preoccupato di perdere qualcosa, uno schema è un ottimo modo per rimanere sullargomento. Bonus: puoi anche assegnare una quantità di tempo specifica a ciascun argomento sulla tua struttura per mantenere la tua conferenza in pista.
● Evita di duplicare il tuo discorso e le tue immagini
Proprio come dovresti evitare di leggere direttamente da un foglio di carta, assicurati di non leggere direttamente dalle diapositive di PowerPoint. Limita invece il testo delle diapositive a pochi punti elenco chiave, che puoi espandere durante la presentazione.
● Fornire immagini
Per ottenere il miglior ritorno sullinvestimento nelle conferenze Web, assicurati di utilizzare tutti gli strumenti e le funzionalità forniti dal tuo servizio. E ricorda che grafici, tabelle e altri elementi visivi sono un ottimo modo per rendere più facile lelaborazione di informazioni complesse.
● Riservare del tempo per le sessioni di domande e risposte
Questi si tengono alla fine di una conferenza a condizione che sia di 30 minuti o meno. Se supera il limite di 30 minuti, dovresti consentire sessioni di domande e risposte più piccole nei punti di rottura durante la riunione, ad esempio, dopo ogni oratore o argomento. Permetterà ai partecipanti di rispondere a domande pertinenti prima di passare a materiale più complesso, invece di salvare tutte le loro domande fino alla fine della conferenza, quando si è passati a materiale non correlato.
Conclusione
Quanto sopra sono suggerimenti e linee guida per lutilizzo della conferenza web. I servizi di collaborazione Web come le conferenze desktop possono svolgere un ruolo importante nel successo della tua azienda. Tuttavia, è necessario utilizzare i giusti strumenti di web conferencing che consentano a partner, clienti e dipendenti di collaborare e interagire senza sforzo.
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