Le 7 migliori etichette per riunioni virtuali per organizzare una riunione di successo

In tutto il mondo, le riunioni si svolgono su Internet, su linee telefoniche, utilizzando videoconferenze e altre tecnologie veicoli. La virtù di questo tipo di riunioni è che i colleghi possono incontrarsi e discutere di progetti senza dover trovarsi in ununica posizione geografica.

Le riunioni virtuali possono far risparmiare molto tempo, poiché consentono alle aziende di condurre riunioni senza la necessità di prenotare viaggi di lavoro. Sebbene le riunioni virtuali offrano un sacco di vantaggi, hanno sfide significative rispetto alla semplice scelta da una vasta gamma di opzioni per videoconferenze, teleconferenze o riunioni web. Di seguito sono elencate 7 etichette di riunioni virtuali efficaci per organizzare una riunione di successo.

Definisci la tua agenda

Realize that virtual meetings are meant to save time and improve productivity. As such,they should not run too long. As a virtual meeting leader,schedule the start and end time and make the meeting as concise as possible. If you intend to schedule a meeting for an hour,odds are you will take more than an hour as some participant will take the conversation into the weeds. So,schedule the meeting for the half the time you earlier intended to. Prepare the agenda,and let participants know the purpose of the meeting. Participants need to be respectful of the purpose of the meeting.

Scegli il servizio giusto

Il prossimo galateo dellincontro virtuale che vorremmo menzionare è quello di assicurarci che la tecnologia che intendi utilizzare sia in buone condizioni di lavoro in anticipo. Perché? In questo modo avrai tutto il tempo necessario per apportare le modifiche necessarie. La scelta di un servizio affidabile è la chiave per una riunione virtuale di successo. Esistono molti fornitori di servizi di videoconferenza, ma consigliamo ezTalk Cloud Meeting per via principalmente delle sue immagini ad alta definizione e dellaudio nitido.

Alcune delle caratteristiche degne di nota includono la condivisione collaborativa della lavagna, la condivisione dello schermo, la chat di gruppo e chat privata e consente la registrazione per la riproduzione successiva. Non è tutto! Il servizio ti consente di tenere riunioni virtuali con un massimo di 500 partecipanti.

Mantieni i partecipanti coinvolti

Esiste una tendenza nel virtuale riunioni da avviare subito, il che può influire negativamente sulla costruzione di relazioni. In qualità di facilitatore, devi far sentire i partecipanti connessi, in modo da organizzare un incontro produttivo. Come? Chiedere a ogni partecipante di identificarsi con il gruppo. Inoltre, assicurati di ricordare loro di indicare i loro nomi. Un altro modo per mantenere il pubblico coinvolto è porre una domanda e rispondere tramite chat. Se ci sono partecipanti che non hanno intenzione di aggiungere la propria voce alla riunione, è necessario disattivare laudio, in modo che i rumori dalla loro posizione non distraggano i lavori.

Assicurati di parlare in modo conciso

Se sei un leader, mantieni i tuoi punti concisi. Le riunioni virtuali possono essere noiose quando parla un solo partecipante. I partecipanti saranno stanchi di ascoltare una sola persona che domina la conversazione. I partecipanti dovrebbero sentirsi coinvolti e avere lopportunità di parlare e di esprimere la loro opinione.

A volte può esserci un ritardo tra i partecipanti, quindi è necessario dare loro tutto il tempo per fare il loro discorso. Se sei un partecipante che intende esprimere la tua opinione, inizia presentandoti prima di iniziare a spiegare.

Chiudi altri programmi

Un altro galateo della riunione del team virtuale è per chiudere sempre i tuoi programmi. Molte persone accedono alle riunioni virtuali con diversi programmi aperti. Il mio consiglio è di chiudere tutti i programmi prima di partecipare alla riunione. Ciò influisce sulla velocità di esecuzione del computer e sulla chiarezza del suono. Inoltre, ti risparmierà limbarazzo se condividi gli schermi. Non vuoi che i tuoi compagni di lavoro sappiano che il tuo coniuge andrà a una festa dopo il lavoro! Tieni aperto ciò che è necessario per la riunione. Inoltre, prova ad unirti alla riunione presto, in modo da non essere tu quello che si unisce in ritardo e distrae i partecipanti.

Trova un ambiente calmo e tranquillo

Mentre tu si incontrano virtualmente, è necessario tenere la riunione in un ambiente professionale. Trova uno spazio tranquillo e privo di rumori di sottofondo. Se partecipi da casa o da un luogo pubblico, trova una stanza tranquilla e privata e spegni la TV e la musica. Se possibile, chiedi a qualcuno di tenere impegnati i bambini piccoli o gli animali domestici, in modo che non interrompano la riunione. Consigliamo un codice di abbigliamento professionale per mantenere unimmagine professionale e sedersi su una sedia, invece di oziare pigramente sul divano.

Concentrarsi sulla riunione

In un incontro faccia a faccia, non devi solo alzarti e andare in giro. Le riunioni virtuali non fanno eccezione. Non devi premere il pulsante di disattivazione dellaudio e rispondere alle e-mail, navigare sul web. Questa è unimportante etichetta per le riunioni virtuali. Anche se disattivi il microfono, i tuoi movimenti o le tue attività durante la riunione potrebbero essere interpretati come un tentativo di segnalare al facilitatore di darti la possibilità di esprimere la tua opinione. Questo può distrarre loratore o lintero pubblico. I partecipanti dovrebbero concentrarsi sulla riunione e rispettare anche lordine del giorno della riunione.

Ecco qua, 7 etichette virtuali per le riunioni del team. Seguire questi suggerimenti può impedire a un facilitatore e ai partecipanti di tenere riunioni che durano troppo a lungo o sono inefficaci.

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