Una teleconferenza nella vita reale
Ogni anno che passa, le aziende crescono di dimensioni e si espandono sempre di più. Poiché i dipendenti di una determinata azienda possono trovarsi a miglia di distanza, non è sempre possibile riunire tutti nella stessa stanza per riunioni importanti. Questo è il motivo per cui la teleconferenza è diventata così popolare oggi. Attraverso la teleconferenza, le aziende possono organizzare riunioni, dimostrazioni, workshop e briefing con i clienti online o utilizzando un telefono, senza la necessità che la persona sia fisicamente presente.
Che cosè una teleconferenza nella vita reale?
Una teleconferenza è fondamentalmente un incontro di poche persone che non sono presenti nello stesso luogo, con laiuto della comunicazione elettronica. I partecipanti allincontro possono trovarsi in diverse parti del paese o anche nella stessa città. La conferenza può essere una sessione unidirezionale, a cui devono partecipare diverse persone, oppure può essere una sessione interattiva. A volte possono essere coinvolte solo da tre a cinque persone, a volte da 30 a 35 e forse anche centinaia. La teleconferenza è un modo perfetto per riunire persone separate dalla distanza, per affari, senza che debbano effettivamente viaggiare.
Sono disponibili tre tipi di teleconferenza: solo vocale (chiamate in conferenza), vocale e video (videoconferenza) e conferenza basata sul Web. Una chiamata in conferenza coinvolge solo due o più partecipanti e di solito richiede solo un telefono, sebbene sia possibile utilizzare un altoparlante se nel sito sono presenti più di due persone.
In una videoconferenza , due o più gruppi di persone presenti in luoghi diversi possono interagire tra loro tramite una videochiamata oppure possono semplicemente visualizzare una presentazione e in seguito dare le loro risposte. Per questo tipo di teleconferenza, è necessaria una TV in diretta con videocamere e microfoni collegati.
Una conferenza basata su computer è simile a una videoconferenza in cui grandi gruppi di persone interagiscono tra loro e possono avere un contatto visivo e audio. In questo caso, per la trasmissione video, viene utilizzata una connessione Internet ad alta velocità, schermi di computer e un buon software di videoconferenza cloud come ezTalks Meetings .
Come teleconferenza nella vita reale
Esaminiamo ora un processo passo passo per organizzare una teleconferenza perfetta.
1. Decidere lora e la data
La prima e la cosa più importante che devi fare è decidere la data e lora della conferenza, far sapere ai partecipanti e anche far loro sapere i ruoli che dovranno svolgere. Non dimenticare di inviare loro un promemoria un giorno prima della riunione.
2. Decidi lattrezzatura che utilizzerai
Utilizzare lattrezzatura giusta è molto importante se si desidera condurre una conferenza di successo nella vita reale, poiché il successo o il fallimento della conferenza dipende dallo stesso. Come già accennato, se prevedi di organizzare una semplice conferenza telefonica allora ti servirà solo un telefono, magari con altoparlanti. Per una videoconferenza avrai bisogno di una TV in diretta con microfoni e videocamere collegati e per una conferenza basata sul web , è necessaria una buona connessione a Internet, schermi di computer e un buon software per videoconferenze.
3. Pianifica lagenda
Preferibilmente un giorno prima della teleconferenza, inoltrare lordine del giorno della riunione a ogni partecipante. È necessario menzionare chiaramente nellagenda il ruolo dei diversi partecipanti. Questo aiuterà tutti a essere preparati per la conferenza nel modo giusto. Questo aiuterà anche lincontro a essere nitido e preciso, invece di quelli lunghi e noiosi. Il tempo è denaro, e questo sicuramente è qualcosa che non vorresti sprecare non essendo preparato.
4. Non lasciare che le cose vaghino
È facile per una teleconferenza vagare perché è un incontro di molte persone che potrebbero non essersi nemmeno parlate molto. Quindi, il leader della conferenza deve assicurarsi che lordine del giorno sia seguito e, se emergono punti che non sono correlati allordine del giorno, possono essere salvati per una conferenza futura.
È così che puoi organizzare una teleconferenza nella vita reale. Tuttavia, anche una volta terminata la conferenza, hai un compito importante da svolgere, ovvero inviare note della riunione o un riepilogo della conferenza ai partecipanti. Questo li aiuterà a ricordare ciò che è accaduto durante la riunione e quindi ricorderanno il compito che devono svolgere come discusso nella conferenza.