5 utili suggerimenti per le riunioni dal vivo
Poiché le organizzazioni sono spesso alla ricerca di ottimi modi per risparmiare tempo e ridurre al minimo i costi di viaggio, le riunioni dal vivo stanno guadagnando terreno in modo significativo nellambiente di lavoro odierno. Ci sono molte ragioni per sostenere questo, ma un fatto è che molte aziende, istituzioni e società hanno i loro dipendenti, forniture o azionisti sparsi in tutto il mondo.
Poiché le riunioni vengono condotte il più delle volte, è inevitabile ottenere opzioni per incorporare lintero team, compresi quelli che lavorano da remoto. Il mondo in questi giorni è cablato e con strumenti di comunicazione online remoti come ezTalks Meetings , è possibile tenere riunioni dal vivo in qualsiasi momento con molti partecipanti da luoghi diversi . Dobbiamo concordare allunanimità che le riunioni dal vivo rendono la collaborazione virtuale e la comunicazione online molto più facili e veloci e le organizzazioni stanno ottenendo immensamente profitti ragionevoli.
Tuttavia, hai mai partecipato a una conferenza, diciamo una riunione fisica in una sala del consiglio dellufficio che ha comportato una totale perdita di tempo? In tal caso, prova a immaginare lo stesso scenario che si verifica in una riunione dal vivo, magari condotta tramite unaudio o una videoconferenza . In effetti, può essere difficile rimanere coinvolti durante la sessione.
Nonostante ciò, è nella natura della bestia avere alcuni problemi tecnici che derivano da tempi scadenti, contrattempi tecnologici, scarsi strumenti di comunicazione e molto altro. Ma puoi evitare tutti o alcuni di questi e organizzare riunioni dal vivo impeccabili seguendo alcuni trucchi e suggerimenti, spiegati qui.
1. Procurati gli strumenti di comunicazione giusti
Ottenere gli strumenti di comunicazione giusti è uno dei suggerimenti fondamentali per le riunioni dal vivo. Se stai organizzando per condurre una riunione dal vivo in cui partecipanti da tutto il mondo, sarà imperativo scegliere i migliori media che si adattano perfettamente alle tue esigenze. La buona notizia è che ci sono molti strumenti per riunioni dal vivo incredibili e più popolari online, alcuni di cui includono ezTalks Meetings, Google Hangouts, Join.me, tra gli altri. Quando si decide lo strumento giusto, è anche importante assicurarsi che coloro che parteciperanno alla riunione abbiano installato il software e lavorino sui propri dispositivi di comunicazione.
2. Comprendere tutti gli strumenti per riunioni dal vivo
Al momento, tutti hanno una conoscenza di base sulla conduzione di riunioni dal vivo, grazie alle varie soluzioni di comunicazione online . Tuttavia, avere familiarità con i mezzi di comunicazione scelti non è sufficiente, e questo spiega perché capire come funzionano i tuoi strumenti è un altro ottimo consiglio e trucco per le riunioni dal vivo. Che tu sia un relatore o un partecipante, è estremamente importante per te dedicare molto tempo e comprendere lhardware, il software e le varie opzioni di connettività che utilizzerai. È altamente consigliabile che tu impari tutto questo molto prima prima dellinizio della riunione.
3. Preparare il luogo
In caso di riunione fisica in una sala riunioni, gli organizzatori spesso assicurano che tutto nella stanza sia impostato correttamente. Allo stesso modo, quando si pianifica un incontro dal vivo, è anche importante eseguire la necessaria preparazione pre-riunione, che è un consiglio che la maggior parte delle persone spesso dimentica! Le riunioni dal vivo devono essere condotte in un luogo tranquillo senza rumori di sottofondo in quanto possono distrarre il pubblico. Se stai partecipando a una riunione da casa, assicurati che nessun bambino pianga in sottofondo, è fastidioso e molto poco professionale!
4. Assicurati che sia all-system-go
La maggior parte delle persone che partecipano alle riunioni dal vivo spesso affrontano diverse sfide, in parte perché non si sono assicurate che tutto funzioni bene. Immagina uno scenario in cui stai presentando lo stato di avanzamento del tuo progetto al CEO dellazienda e senza preavviso il tuo laptop si sta esaurendo o la tua larghezza di banda è esaurita! Può essere abbastanza frustrante, ma è il risultato di una cattiva preparazione. Che tu sia un relatore o un partecipante, devi accedere alla riunione dal vivo circa trenta minuti prima dellinizio della riunione. Quindi controlla le tue connessioni e devi avere backup di Internet. Metti alla prova altoparlanti, microfoni e videocamere. Se stai utilizzando una funzione di videoconferenza, assicurati di accendere le luci davanti a te e di spegnere quelle dietro di te. Altre cose che potrebbero disturbarti durante la riunione, come il telefono cellulare, dovrebbero essere disattivate.
5. Coinvolgi i partecipanti
Coinvolgere i partecipanti dallinizio alla fine è uno dei suggerimenti per la presentazione delle riunioni dal vivo che devi dimostrare se lo desideri riunioni di successo. Quando uninformazione, magari sui formati PowerPoint, non si legge in maniera monotona. Gli esperti di comunicazione consigliano alle persone di imparare a parlare al proprio pubblico piuttosto che a tenere lezioni. Altri modi includono limpostazione del tempo per porre le domande, lassegnazione di ruoli specifici al pubblico e lincoraggiamento a discussioni sane. Tutti questi sono modi intuitivi per mantenere il pubblico attento, coinvolto e attivo durante la sessione, il che alla fine rende vivace un incontro dal vivo!
Conclusione
Lelenco di suggerimenti e trucchi per riunioni dal vivo efficaci ed efficienti è infinito, ma quelli menzionati sono solo alcuni. La linea di fondo è che le riunioni dal vivo possono essere interessanti, convenienti e consentono di risparmiare molto tempo se condotte in modo appropriato. Con lelenco di suggerimenti e trucchi per le riunioni dal vivo spiegato in precedenza, le difficoltà spesso riscontrate durante la pianificazione e la conduzione di tali riunioni saranno minime (se non nessuna) mentre lintero processo diventa senza soluzione di continuità a lungo termine.