Come organizzare una riunione di lavoro di successo

Incontri daffari! Una delle attività più temute ma essenziali di qualsiasi attività commerciale! Indipendentemente dal fatto che lincontro sia tra un dipendente e un capo, membri del team o con i clienti, limportanza del business le riunioni sono sempre state un dibattito. Alcuni datori di lavoro ritengono che le riunioni di lavoro siano una perdita di tempo, mentre altri ritengono fortemente che queste riunioni siano produttive. Ebbene, se le riunioni di lavoro hanno un impatto positivo o negativo dipende dal modo in cui sono organizzate e condotte.

La tecnologia ha ulteriormente trasformato il modo in cui vengono condotti gli incontri di lavoro. Sono finiti i giorni in cui le persone che partecipavano alla riunione dovevano essere presenti faccia a faccia in una stanza. Prodotti come ezTalks Cloud Meeting hanno reso possibile condurre videoconferenze online e rendere la comunicazione aziendale facile e veloce. Ora è possibile condurre riunioni di telepresenza in tempo reale tra persone in luoghi distribuiti. Se le tue riunioni di lavoro finiscono nel caos più totale, è giunto il momento che tu cambi il modo in cui conduci le riunioni. Ecco alcuni suggerimenti su come organizzare una riunione di lavoro di successo:

1. Necessità

Prima di chiamare una riunione o inviare un invito del calendario, chiediti se la riunione o la discussione è assolutamente necessaria. Non cè altro modo per comunicare? Hai un elenco di punti che devono essere discussi? Hai definito un obiettivo per lincontro? Dovresti anche considerare queste domande mentre selezioni chi deve essere invitato alla riunione. Pensa a chi deve essere presente alla riunione e informalo in anticipo. Riunire semplicemente una folla di persone in una riunione è una perdita di tempo. Rivedi lelenco dei partecipanti per assicurarti che ci sia almeno una persona o un gruppo di persone autorizzate a prendere una decisione.

2. Definire unagenda

Se lasci scorrere una riunione di lavoro senza un programma o un obiettivo specifico, è destinato a provocare un caos folle. È sempre buona norma specificare lordine del giorno della riunione nella posta o in qualsiasi altra rete attraverso la quale si sta comunicando. Se hai intenzione di presentare un documento, puoi inviarlo tramite e-mail o informazioni pertinenti ai partecipanti alla riunione in anticipo. Questo darà loro il tempo di esaminare il documento e di essere preparati con le loro domande e domande. Questo approccio aiuterà anche a comprendere meglio le informazioni durante la riunione. Ricorda, le riunioni vaghe non sono mai un buon uso del tempo.

3. Sequenza temporale

Insieme allagenda, dovresti anche creare una sequenza temporale per la riunione. Questo è molto importante quando ci sono più punti che devono essere discussi. È necessario definire un limite di tempo per ogni argomento. In caso contrario, solo un punto verrà esteso durante lincontro senza alcuna conclusione. Proprio come lora di inizio di una riunione, definisci anche lora di fine della riunione e trasmettila nelle-mail di invito. Evita di tenere riunioni per più di unora a meno che non sia molto necessario.

4. Leadership

Per evitare che la riunione vada fuori strada, ogni riunione richiede un leader efficace. Di solito, la persona che chiama alla riunione di lavoro o è il punto di contatto può essere un leader. Altrimenti, designare una persona che condurrà lintera riunione. Non è sempre necessario avere un dipendente anziano come leader; può essere chiunque, dal dirigente al manager. Un leader è la persona che guida la squadra in quel particolare problema.

5. Sfruttare la tecnologia

Non tutte le riunioni richiedono una comunicazione faccia a faccia o una presenza fisica. Cerca di ridurre al minimo questi tipi di riunioni poiché richiedono molto tempo. Dovresti sfruttare la tecnologia per condurre riunioni di lavoro. Dalla comunicazione sui telefoni cellulari alla scelta di ezTalks Cloud collaborazione video , ci sono varie tecnologie -modi supportati per condurre le riunioni. Lutilizzo di strumenti tecnologici garantisce flessibilità e convenienza. Inoltre fa risparmiare tempo e riduce i costi coinvolti.

6. Sii tempestivo

Inizia la riunione in tempo e terminala in tempo. Rimanendo pronto, dimostri che apprezzi il tuo tempo e quello degli altri. Ti aiuterà anche a costruire una buona reputazione e le persone faranno uno sforzo per partecipare alla tua riunione. Si è visto che i dipendenti evitano le riunioni che non iniziano in orario o si estendono allinfinito.

7. Preparare

Non affrettarti a una riunione alla cieca! Assicurati di essere preparato o almeno di avere unidea dellargomento. La semplice conoscenza dellargomento dellincontro non significa che tu sappia di cosa si tratta. Se stai conducendo la riunione di lavoro, è tuo dovere fornire i materiali prima della riunione. Se sei invitato a una riunione, puoi chiedere del materiale pre-riunione in modo da andare alla riunione preparato.

Le riunioni di lavoro sono efficaci solo quando le persone che partecipano alla riunione non si chiedono perché siano lì in primo luogo. Non condurre una riunione di lavoro per qualcosa che può essere gestito tramite posta elettronica o telefono. Riduci le riunioni fisiche faccia a faccia a favore delle conferenze audio o video. Sapere come organizzare una riunione di lavoro di successo è unabilità, assicurati di padroneggiarla!