La migliore etichetta per le videoconferenze da seguire

Le riunioni di lavoro vengono condotte più spesso per raggiungere un obiettivo specifico e, in passato, la maggior parte di queste riunioni sono state svolte faccia a faccia allinterno della premessa dellorganizzazione. Tuttavia, in questa era moderna, i dipendenti lavorano da casa e i partner commerciali centinaia di migliaia di distanza dalla sede centrale dellorganizzazione. Oltre a ciò, Internet ha portato al problema di avere un mercato globale, in cui vendi i tuoi prodotti a clienti al di fuori del tuo continente. Pertanto, il lusso di incontrare di persona tutti gli stakeholder non è più fattibile. Da qui la necessità di strumenti di comunicazione remota che supportino la chat video e audio. < / p>

Con lavvento delle tecnologie di comunicazione remota, le riunioni virtuali sono diventate molto più semplici ed efficienti. Ma nonostante il suo contributo unico alla semplificazione delle operazioni aziendali, molte persone e organizzazioni commettono errori importanti durante una videoconferenza. Il risultato è tempo perso, informazioni errate, frustrazione e, naturalmente, perdita dellattenzione del pubblico. Letichetta della videoconferenza stabilisce alcune regole, trucchi, suggerimenti, cose da fare e da non fare per una comunicazione remota efficace. Nel segmento successivo, esaminiamo le etichette vitali che ogni partecipante alla riunione remota dovrebbe conoscere.

Parte 1: Eccezionali pratiche di etichetta per le videoconferenze

Preparati per la riunione

Letichetta più importante per le videoconferenze è essere completamente preparati per la riunione. Devi avere un aspetto pulito e, naturalmente, ben curato. Assicurati di bere un sorso dacqua per schiarirti la gola. Siediti dritto davanti alla videocamera e sorridi al viso.

Assicurati che la tua scrivania sia pulita

Potrebbe sembrare ovvio, ma avere una sala di comunicazione e attrezzature pulite è una delle migliori pratiche per le videoconferenze. Assicurati che non ci sia nulla tra te e la webcam che sia disorganizzato o disordinato. Ricorda che se ci sono cose sporche dietro di te, lattenzione dei tuoi partecipanti potrebbe essere leggermente alterata.

Imposta lo sfondo

Assicurati di chiudere le tende o le persiane se hai una finestra soleggiata direttamente sulla schiena. Se alcune persone stanno lavorando in background, puoi spostarti in una stanza silenziosa senza distrazioni.

Prepara in anticipo gli ordini del giorno della riunione

Unaltra pratica essenziale per la videoconferenza efficace è partecipare alla riunione quando si comprende perfettamente il tema delle discussioni . Se sei tu a organizzare lincontro virtuale, devi assicurarti che tutti i partecipanti lo sappiano con largo anticipo. È buona norma inviare almeno due promemoria: uno, un giorno prima e laltro, unora prima dellinizio della riunione.

Parte 2: fare e non fare in videoconferenza

Sii cortese con gli altri partecipanti

Accedi al tuo computer pronto per la riunione pochi minuti prima dellorario pianificato. Inizia presentandoti prima di parlare, in modo che tutti i partecipanti ti conoscano e possano rivolgersi a te per nome.

Mantieni i movimenti del corpo il più ridotti possibile

Se sei il tipo di persona che parla con molti movimenti del corpo, è importante ridurli al minimo. Come tutti sappiamo, la maggior parte delle persone ama i movimenti delle mani, della testa e a scatti, ma in una videoconferenza tali movimenti possono distrarre il pubblico.

Rendi divertente lintero processo

Essere te stesso durante questi incontri è importante. Rilassati sempre e cerca di divertirti. Coinvolgi il tuo pubblico il più possibile; forse rompi il silenzio con una battuta scoppiettante che li fa ridere e così via. Ricorda, più battute intervieni e più il tuo pubblico presterà attenzione e rimarrà concentrato su ciò che stai offrendo.

Parla perfettamente chiaro

Prima dellinizio della riunione virtuale, è imperativo controllare laudio e le altre apparecchiature collegate per assicurarsi che il pubblico ti ascolti chiaramente. Quando parli, assicurati che sia naturale e che ogni parola sia pronunciata correttamente.

Non gridare

Arriva un momento in cui il tuo pubblico non può sentirti bene. In questo caso, dovresti evitare di urlare e provare invece a regolare il livello del suono del microfono. Gridare può indurre i tuoi spettatori ad abbassare il volume del suono e forse a perdere ciò che devi offrire.

Non interrompere gli altri relatori

Se vuoi aggiungere qualcosa o hai bisogno di maggiori chiarimenti da parte del relatore, segui la procedura corretta. Cioè, alza la mano o qualsiasi altra regola che potresti aver escogitato per tali interruzioni e ti verrà data lopportunità di dire ciò che volevi trasmettere. Tuttavia, ridurre altri altoparlanti suona scortese e poco professionale.

Non impegnarti in altre conversazioni secondarie

Proprio come quando si è in una riunione faccia a faccia, non si partecipa a conversazioni collaterali. Allo stesso modo, in una riunione in videoconferenza, dovresti astenervi dal terminare la conversazione in corso per parlare con altre persone al di fuori della riunione, magari per inviare un messaggio di testo o prendere una telefonata. Tali pratiche compromettono lefficacia della comunicazione virtuale .

Parte 3: suggerimenti per videoconferenze efficaci

Ci sono infiniti suggerimenti e trucchi per le videoconferenze, ma qui di seguito ve ne sono alcuni:

Montare tutta lattrezzatura necessaria prima dellorario previsto; così avrai abbastanza tempo per testare il sistema e forse risolvere eventuali problemi prima dellinizio della riunione.

Scegli la piattaforma giusta e una delle migliori soluzioni di videoconferenza è lapp ezTalks Meetings . Questo è un software di videoconferenza professionale che ti consente di ospitare riunioni online con altri in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Se stai conducendo una presentazione online, controlla preventivamente i tuoi documenti e assicurati che siano nella forma corretta.

Mostra un po di entusiasmo . È molto importante che tutti i partecipanti siano appassionati e coinvolti nella conferenza.

Dare tempo sufficiente per domande e risposte . Questa è una sessione molto importante durante una videoconferenza efficace.

Alla fine della riunione, saluta sempre e assicurati di inviare une-mail di follow-up riepilogativa delle azioni discusse.

Conclusione

Organizzare una videoconferenza a volte è un compito arduo, ma paga sempre molti dividendi se fatto bene. Lunico modo per farlo nel modo giusto è mettere in pratica la corretta etichetta di videoconferenza, alcune delle quali sono state discusse in precedenza. In generale, se le regole, le pratiche e i suggerimenti menzionati in questo articolo vengono seguiti a questultimo, allora aspettati che la tua prossima videoconferenza sarà un successo.