I 5 migliori trucchi per ridurre i costi delle sale riunioni

La configurazione e il layout dellufficio hanno continuato a subire enormi cambiamenti. Ci si aspetta che i cambiamenti o meglio le tendenze rivoluzionino le interazioni, le collaborazioni, gli incontri e le attività quotidiane che si svolgono in ufficio. Il risultato finale è migliorare il modo in cui lorganizzazione deve essere gestita. Una delle principali tendenze è lintroduzione delle sale riunioni di piccole dimensioni, che hanno portato molti vantaggi significativi agli utenti.

Tuttavia, questa tendenza ha un costo. In effetti, alcune organizzazioni non hanno adottato questa strategia a causa di fondi insufficienti per lavvio, la gestione e la manutenzione delle huddle room. Tuttavia, ecco alcuni trucchi o suggerimenti che puoi utilizzare per ridurre il costo della sala riunioni.

Scegli la soluzione giusta

La tua scelta è davvero importante. Potrebbe garantirti successo o fallimento. Assicurati di fare la scelta migliore quando si tratta di sale riunioni. Sicuramente, le stanze devono essere dotate di una tecnologia avanzata. Di conseguenza, scegli una soluzione tecnologica tutto in uno. Ad esempio, puoi utilizzare le soluzioni all-in-one di ezTalks Huddle Conference Room. Non solo è affidabile, ma ti aiuta anche a mantenere i costi delle sale riunioni a un livello ragionevole invece di spendere soldi per componenti separati. Con ezTalks puoi tenere conferenze web e video con i lavoratori collegati e altri presidi. Si presenta come un pacchetto completo di ogni componente necessario per rendere la sala riunioni più conveniente. ezTalks ti offre due opzioni che sono Meet S e Meet Pro.

1. Incontra S

Meet S è uneccellente opzione di videoconferenza con hardware e software che lavorano insieme per rendere perfetta la tua sala riunioni. Ti impedisce di spendere migliaia di euro per la complessa attrezzatura tradizionale in quanto si integra con una fotocamera, microfoni, altoparlanti, codec e software dedicato. Grazie al suo design elaborato, Meet S garantisce che chiunque possa configurarlo rapidamente con solo tre passaggi, sebbene non sia disponibile supporto tecnico in loco.

a) La sua fotocamera è 1080p con obiettivo grandangolare 120 °, insieme al doppio microfono per offrire video e audio ultra HD per le tue riunioni. Non sarai più infastidito dalla sfocatura dellimmagine, dal contrasto ridotto, dal disallineamento dei colori o dalla cancellazione delleco, dalla riduzione del rumore.

b) Con il software ezTalks preinstallato, puoi controllare e gestire la tua stanza tramite desktop, laptop, tablet, Mac, dispositivi mobili e T- Voice 100. È molto comodo e flessibile! Il software supporta lannotazione della lavagna, videoconferenze HD, condivisione dello schermo , registrazione e così via.

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2. Scopri Pro

Meet Pro offre anche ottime videoconferenze nelle sale riunioni. È composto da una telecamera 4K ePTZ con telecomando, due array di microfoni con raggio di ripresa di 5 metri, altoparlanti Hi-Fi con maggiore potenza, codec e software ad alte prestazioni. Il design compatto all-in-one aiuta le installazioni rapide anche per i principianti.

a) La tecnologia di elaborazione avanzata consente di ottenere facilmente lo streaming video. Il flusso video 1080p può essere garantito in modo efficiente mentre è possibile accedere facilmente a un massimo di quattro flussi video 720p.

b) Il sensore 4K e lobiettivo grandangolare offrono video di alta qualità con una nitidezza superiore, mentre il controllo ePTZ aiuta a fornire immagini dinamiche senza alcun ritardo. Mentre per quanto riguarda la qualità audio, i suoi 4 array di microfoni lineari a campo lontano rendono facile laccesso al suono "naturale" che senti chiaro come al solito.

c) Ultimo ma non meno importante, puoi anche controllarlo nel modo che preferisci, proprio come Meet S. È possibile controllare e gestire la tua stanza ovunque tu voglia tramite desktop, laptop, tablet, Mac, dispositivi mobili e T-Voice 100.

Meet Pro ti faciliterà sicuramente con eccellenti videoconferenze in una sala conferenze di piccole dimensioni con 1 a 12 persone! Acquistane uno a $ 1299 ORA >>

Tutto sommato, rispetto a unaltra opzione più popolare in passato, la soluzione per huddle room di Logitech, scoprirai che le soluzioni per huddle room fornite da ezTalks sono molto più pratiche ed economiche con funzioni uguali o addirittura migliori! Inoltre, per rendere degni i soldi che hai speso, quelle soluzioni ezTalks Huddle Room ti costano solo una tantum senza ulteriori costi e supportano 1 mese di restituzione o cambio gratuito e 1 anno per la manutenzione del prodotto

Dare priorità alle esigenze importanti

È necessario dare la priorità alla necessità di sale riunioni. Ciò significa che hai una comprensione completa del ruolo che deve essere svolto dalla sala riunioni. Per questo motivo, ti concentrerai sul portare i componenti necessari per rendere più affidabile la tua huddle room. Ciò significa che devi evitare tutto ciò che non renderà efficace la tua huddle room. Evita di acquistare mobili non necessari e altre cose di minore importanza. Se vuoi introdurre videoconferenze di qualità, assicurati di ottenere anche un buon rapporto qualità-prezzo. Acquista gli strumenti di videoconferenza più efficaci. Non si rompono comunque. Godrai di minori costi di riparazione e manutenzione. Completamente, dovrai sostenere prezzi bassi per le sale riunioni.

Consulto da un professionista

Consulti operatori professionali di sale riunioni di piccole dimensioni. Allo stesso modo, le società di riferimento hanno integrato completamente questa soluzione nei loro uffici. Avrai una visione genuina di come creare una sala riunioni di piccole dimensioni affidabile a un costo inferiore. Inoltre, imparerai come gestire al meglio la sala riunioni. Imparerai anche i metodi migliori da utilizzare nella tua huddle room per renderla completamente funzionale a un costo inferiore. Spetta a te seguire lintuizione data in modo religioso. Aiuterà davvero a promuovere collaborazioni unificate nella tua azienda, dandogli quindi un vantaggio competitivo.

Dimensioni ragionevoli della sala riunioni

La sala riunioni dovrebbe essere in grado di prendersi cura dei membri disponibili nella tua organizzazione. Innanzitutto, stabilisci il numero totale di persone che ci si aspetta che ne trarranno beneficio. Quindi trova una dimensione della stanza ideale che possa accoglierli senza alcun problema. Questa soluzione non solo ti offrirà una sala riunioni di grandi dimensioni, ma anche una meno costosa da gestire. La sala riunioni dovrebbe servire solo una manciata di persone. Ricorda, è un luogo in cui si tengono videoconferenze significative e si prendono decisioni critiche. È un posto dove si incontrano solo i top manager. Pertanto, non investire molte risorse nella creazione di una grande sala riunioni. Consumerà molto tempo e denaro. Alla fine, avrai spazio extra non necessario nella tua huddle room. Puoi comunque evitarlo.

Imposta un budget

Per sostenere i costi bassi delle sale riunioni, dovresti pianificare molto bene. Non svegliarti una mattina e crea la tua sala riunioni. È obbligatorio seguire il giusto processo. Le scorciatoie sono molto costose. Innanzitutto, determina il tipo di sala riunioni che desideri avere. Determina il numero esatto di persone di cui ci si aspetta che si prenda cura. Avere un preciso costo operativo della sala riunioni. Ci sono altri fattori aggiuntivi che devi considerare seriamente. Dopo averlo fatto, allocare abbastanza finanze che aiuteranno a creare la sala riunioni e anche a gestirla. La pianificazione consente il corretto utilizzo delle risorse. Eviti di sprecare le finanze in risorse non necessarie.

Conclusione

Le sale riunioni hanno davvero rivoluzionato le sale riunioni e il consiglio di amministrazione. Portano efficienza e un corretto utilizzo del tempo quando si tengono conferenze e riunioni. Per godere dei vantaggi delle sale riunioni, assicurati di mantenere i prezzi delle sale riunioni a un livello minimo. Puoi utilizzare i suggerimenti precedenti per renderlo possibile.