10 suggerimenti per riunioni remote
Il modo in cui i team operano e collaborano è in continua evoluzione. Loutsourcing, la forza lavoro remota e la consulenza registrano una tendenza al rialzo. La preferenza dei clienti a comunicare a distanza piuttosto che di persona a causa dei vincoli di tempo sta diventando sempre più comune. Uno dei problemi principali che affligge il lavoro remoto da tempo è come condurre una riunione virtuale in modo efficace. La definizione della riunione remota è quando persone di tutto il mondo utilizzano testo, audio e video per comunicare online indipendentemente dalla loro posizione. Tali incontri consentono alle persone di condividere dati e informazioni in tempo reale e non richiede loro di essere presenti in un unico luogo fisico. Le riunioni remote improduttive sono indesiderabili non dovrebbero essere ospitate come parte delle operazioni di unorganizzazione ed è per questo che è essenziale apprendere suggerimenti utili per le riunioni remote.
10 suggerimenti principali per riunioni remote
Come accennato in precedenza, ospitare riunioni remote efficaci può essere piuttosto difficile. Questo è il motivo per cui le persone devono essere dotate di suggerimenti utili e pratici per riunioni remote che possono garantire che le loro riunioni abbiano successo o siano produttive. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per riunioni remote:
1. Strumenti ideali per riunioni remote
È sempre consigliabile selezionare gli strumenti per riunioni remote giusti che soddisferanno le tue esigenze o serviranno lo scopo previsto. Oggi sul mercato sono disponibili diversi software efficaci che possono essere utilizzati per facilitare riunioni remote come ezTalks Meetings. Tale software supporta videoconferenze , condivisione del desktop e altre miriadi di funzioni che promuovono riunioni remote di successo. Probabilmente, questo può essere considerato uno dei fattori che contribuiscono a riunioni remote efficaci. Investi in uno strumento per riunioni come ezTalks Cloud Meeting che sia veloce e facile da usare.
2. Sensibilità del fuso orario
Le persone che hanno la responsabilità di organizzare riunioni remote dovrebbero fare in modo di scegliere un momento adatto a tutti i partecipanti / partecipanti. Ciò garantirà che tutti i partecipanti siano presenti e alla fine si tradurrà in una riunione efficace.
3. Agenda
È buona norma condividere lordine del giorno di una riunione remota prima di organizzarla. Ciò garantirà che nessun partecipante venga distratto. La condivisione dellagenda di uno o anche due giorni consentirà a tutti i partecipanti di rimanere in pista. A parte il fatto che lagenda dovrebbe essere condivisa in anticipo, dovrebbe essere pianificata attentamente in modo che copra solo cose specifiche e aderisca al piano predeterminato.
4. Inviti
È molto impegnativo organizzare riunioni a distanza con numerosi partecipanti. Ciò è principalmente a causa della limitazione tecnologica e dellincapacità di tutti di dare un contributo durante lincontro. Si consiglia di iniziare con un piccolo numero di partecipanti e di aumentare gradualmente il numero con un team remoto in miglioramento successo nella gestione .
5. Formulare regole
Indipendentemente dal fatto che si tratti di una riunione ricorrente, una sessione di approvazione, un aggiornamento del progetto o anche un brainstorming. È importante sviluppare regole che controlleranno lo svolgimento della riunione. Questo dovrebbe essere fatto circolare prima della riunione o, meglio ancora, organizzato per un periodo di tempo più lungo. Le riunioni remote incontrollabili non aumentano la creatività né sono produttive. In effetti, è probabile che provochino il caos perché tutti vorranno parlare contemporaneamente o qualcuno vorrà dominare una conversazione.
6. Introduzioni
Tutti coloro che partecipano a una riunione a distanza dovrebbero essere presentati allinizio dalla persona che presiede la riunione. Ciò promuove una facile interazione tra i partecipanti e manterrà le persone coinvolte sin dallinizio. Un altro motivo per presentare tutti è che la videocamera non mostra tutti gli altoparlanti durante una riunione remota. Le persone tendono ad essere più disponibili a contribuire e saranno più aperte quando conosceranno lidentità della persona che è di guardia.
7. Small Talk
È altrettanto importante che i partecipanti a una riunione remota facciano piccole conversazioni prima dellinizio della riunione. È utile perché fa sentire le persone connesse e le aiuta anche a far sentire la loro presenza. Le cose da discutere durante le chiacchiere dovrebbero essere questioni al di fuori del lavoro.
8. Promemoria dellobiettivo
Questo è uno dei migliori suggerimenti per le riunioni remote. Ai partecipanti dovrebbe essere ricordato lobiettivo della riunione immediatamente allinizio. Ciò può essere ottenuto posizionando un adesivo dellobiettivo della riunione su una lavagna di collaborazione online, se disponibile. Questo aiuta a mantenerlo fresco nella mente di tutti coloro che sono presenti.
9. Preparazione
La tecnologia è molto buona ma a volte può deludere. Questo è il motivo principale per cui è saggio partecipare a una riunione sempre leggermente prima del orario pianificato. Ciò ti consentirà di verificare se tutto funziona correttamente anziché risolvere un problema imprevisto. Entrare presto ti dà anche lopportunità di trovare unalternativa se il tuo hardware o software sta incontrando delle difficoltà.
10. Feedback
Il modo migliore per mantenere attenti e coinvolti tutti i partecipanti a una riunione remota è chiedere continuamente feedback. Questo non darà a nessuno lopportunità di disconnettersi. Inoltre, incoraggerà tutti a partecipare attivamente sollevando dubbi, commenti e persino facendo domande.
I suggerimenti di cui sopra per la riunione remota non sono esaustivi in quanto ce ne sono molti altri, ma dovrebbero essere sufficienti per facilitare un incontro efficace.