Etichette per incontri faccia a faccia

L incontro faccia a faccia è fondamentalmente quel tipo di incontro in cui le persone si riuniscono per collaborare e comunicare idee e discutere questioni importanti. Anche se in questa era di Internet, le persone per lo più optano per riunioni virtuali utilizzando strumenti come ezTalks meetings , la comunicazione faccia a faccia è ancora considerata importante e quasi tutte le aziende organizzano tali incontri almeno occasionalmente. Tuttavia, solo tenere una riunione non è sufficiente, perché abbia successo, deve essere pianificato bene e correttamente le etichette devono essere seguite. Se sei abituato a ospitare solo riunioni virtuali per così tanto tempo, potresti non essere a conoscenza delle etichette degli incontri faccia a faccia, ma conoscerle è importante, ed è esattamente ciò che scopriremo ora.

1. Reach the destination on time

Anche se questo può sembrare troppo ovvio, quante persone lo seguono davvero? Ci possono essere molte ragioni per arrivare in ritardo come se avessi dovuto completare unultima attività, o semplicemente ti sei distratto da qualche compito importante in cui sei stato coinvolto, e così via. Ma nessun motivo ti giustifica effettivamente in ritardo in un incontro faccia a faccia. Tali incontri sono programmati in anticipo non senza motivi. Quindi, devi pianificare molto in anticipo, impostare almeno alcuni promemoria e non farti coinvolgere in alcun progetto almeno poche ore prima dellinizio della riunione.

2. Socialize if you have that extra time

Se sei riuscito a raggiungere la destinazione della riunione con molto anticipo, sfrutta al massimo quel tempo. Presentati a coloro che potrebbero anche averti raggiunto. Sarà anche una bella idea presentare le persone luna allaltra, in particolare se trovi qualcuno timido e in giro da solo dietro langolo. Qualsiasi chat di cui vuoi divertirti dovrebbe essere fatta prima che lorganizzatore della riunione inizi a parlare e, una volta che lo fa, dovresti solo ascoltarlo.

3. When someone introduces you, you must stand up

Se sei seduto al tavolo e qualcuno ti presenta prima dellinizio della riunione, dovresti alzarti. Inoltre, se lorganizzatore della riunione ti presenta agli altri presenti nella stanza, dovresti alzarti in piedi. Certo, farlo è educato, ma allo stesso tempo quando ti alzi, ti offre una migliore presenza professionale, che ti farà guadagnare più rispetto.

4. Give importance to both verbal and non-verbal communications

Ci sono alcune cose che devi ricordare per quanto riguarda la comunicazione verbale. Se parli troppo potresti essere considerato insensibile o nervoso, se ignori gli altri potresti essere definito snob, e se parli solo di lavoro e non parli altrimenti, gli altri potrebbero sentirti limitato. Non dimenticare queste cose se vuoi impressionare gli altri.

Per quanto riguarda la parte non verbale, il tuo linguaggio del corpo parla un molto più delle parole. Anche la postura, lespressione facciale e il contatto fisico sono forti forme di comunicazione. Cerca di mantenere il contatto visivo e non creare distrazioni masticando gomme, tamburellando i piedi, giocando con i tuoi capelli o agitandoti.

5. Try to be as concise as is possible

Devi aver partecipato a parecchi di questi incontri in cui volevi solo sbattere la testa della persona che sta andando avanti e avanti senza arrivare al punto. Quindi, devi evitare che altre persone provino lo stesso per te. Devi essere il più conciso possibile e, per questo, la prima cosa che devi ricordare è di non ripetere te stesso. Può essere difficile rendersi conto quando lo fai, quindi puoi cercare frasi come "Ancora" o "Come ho appena detto". Se queste parole stanno per scivolare fuori dalla tua bocca, devi evitarlo come probabilmente stai ripetendo. In secondo luogo, offri solo le informazioni necessarie, o per così dire arriva al punto una volta che hai finito con piccole introduzioni.

6. Be prepared

Devi avere rispetto per i presenti in sala, e per la persona che ha organizzato lincontro, e proprio per questo dovresti presentarti con la tua agenda ben preparata. Devi essere pronto a fare la tua parte, venire con tutto il materiale di cui avrai bisogno, avere una comprensione sufficiente dellargomento ed elencare tutte le domande che vuoi porre.

7. Keep your phone away

Il tuo telefono, laptop e tablet deve essere tenuto lontano. Se svolgi più attività durante la riunione, questo verrà ovviamente notato dagli altri e potrebbero offendersi. Certamente non sei lunica persona che ha del lavoro da fare una volta terminata la riunione, quindi rispetta questo fatto. Se prevedi di utilizzare il tuo dispositivo solo per registrare note durante la riunione, informalo in anticipo. Devi mantenere il telefono in modalità vibrazione e, se emette un ronzio, cerca di non guardarlo ogni volta e se ti aspetti una chiamata importante, esci dalla stanza per rispondere alla chiamata.

8. Ask questions when the time is right

Se possibile, cerca di affrontare incontri faccia a faccia con domande preparate e chiedi loro ogni volta che sorgono argomenti correlati. Potresti anche avere delle domande che ti vengono in mente mentre la riunione procede. Chiediglielo mentre sei ancora sullargomento e questo aiuterà le cose a muoversi in modo efficiente. Se aspetti la fine della riunione, tutti devono essere passati agli altri argomenti e le cose possono sembrare difficili.

Se sei tu a condurre la riunione, puoi chiedere ad altri se hanno domande dopo il completamento di ogni argomento. Le persone rimarranno sul punto e la riunione si svolgerà più velocemente, senza che tu debba rivedere gli argomenti precedenti ancora e ancora.

È necessario seguire letichetta degli incontri faccia a faccia per aiutare gli incontri ad avere successo e per assicurarsi che gli organizzatori, così come tutti i presenti nella sala riunioni , si diverte. Inoltre, seguire tali etichette può farti notare, guadagnare rispetto e quindi aiutarti a scalare la scala del successo.