Suggerimenti per una riunione di gruppo di successo

Le riunioni del team sono considerate elementi essenziali di qualsiasi contesto lavorativo. Riunioni di squadra efficaci sono eventi ad alta energia e interessanti in cui i membri del team lavorano allunisono per risolvere problemi o prendere decisioni. Sfortunatamente, la maggior parte delle riunioni di gruppo a cui le persone partecipano tendono ad essere il giusto opposto di efficaci perché lasciano le persone emotivamente e mentalmente esauste, oltre che un po frustrate. Ciò che la maggior parte dei team leader non riesce a capire è che le riunioni di squadra di successo hanno uno sforzo deliberato e una buona pianificazione come ingredienti attivi. Quali sono i suggerimenti per le riunioni per i membri del team?

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili per le riunioni per i membri del team / suggerimenti per le riunioni del team di vendita per le aziende:

Scopo

Lo scopo è la prima cosa che una squadra dovrebbe avere quando si dirige a una riunione. Lo scopo in questo caso si riferisce semplicemente al motivo principale per cui la riunione era necessaria. Ogni riunione del team dovrebbe avere gli obiettivi del team al centro. Ciò significa che lobiettivo del team è ciò che dovrebbe caratterizzare le discussioni e gli atti della riunione.

Agenda

Lo scopo di una riunione va di pari passo con un ordine del giorno. Un ordine del giorno può essere descritto come lelenco degli argomenti che dovrebbero essere coperti nel tempo disponibile. Lagenda aiuta nellallocazione del tempo per ogni argomento e questo è produttivo perché il tempo è un elemento molto essenziale in qualsiasi riunione del team. Gli ordini del giorno dovrebbero essere inviati ai membri del team prima della riunione in modo che sappiano esattamente cosa aspettarsi nella discussione. Ciò significa che le riunioni del team dovrebbero iniziare in tempo e durare solo per il tempo loro assegnato. Gli elementi che richiedono più tempo dovrebbero essere spostati alla prossima riunione del team. In alternativa, è possibile tenere una riunione separata, ma solo con le persone direttamente coinvolte.

Usa la tecnologia

Attualmente, cè una tendenza in crescita soprattutto verso una forza lavoro sempre più mobile. Ciò ha reso possibili riunioni faccia a faccia regolari meno desiderabile per la maggior parte delle squadre. Ciò ha creato la necessità di utilizzare la tecnologia per condurre riunioni virtuali tramite collegamenti video e telefono. Gli individui possono partecipare alle riunioni del team da diverse posizioni geografiche utilizzando i loro tablet, smartphone, laptop o desktop accedendo a un sito di riunione centrale. Esistono vari software di videoconferenza efficaci e convenienti sul mercato oggi, come gli ezTalks Meetings che possono essere utilizzati a questo scopo. Le riunioni virtuali, così come vengono chiamate, consentono anche ai partecipanti presenti nello stesso ufficio di accedere separatamente alla tecnologia, quindi nessuno può ottenere un trattamento preferenziale.

Prendi minuti

Questo è uno dei suggerimenti per riunioni di gruppo più importanti che di solito viene trascurato. Un individuo dovrebbe essere incaricato di prendere attentamente i verbali di ogni riunione del team e la persona dovrebbe variare da una riunione allaltra. I verbali sono importanti perché servono come record delle discussioni tenute e delle decisioni arrivate alla riunione del team. Vengono utilizzati quando si imposta lordine del giorno della prossima riunione del team ed è per questo che devono essere registrati accuratamente. Una copia dei verbali registrati dovrebbe essere sempre condivisa con tutti i partecipanti alla riunione del team. Ciò è principalmente dovuto al fatto che funge da buon promemoria degli argomenti e delle questioni che sono state discusse a lungo, pertanto spinge coloro a cui sono stati assegnati alcuni compiti nel corso di una riunione del team di portarli a termine prima della riunione successiva.

Incoraggiare la partecipazione

Poiché lo scopo delle riunioni di gruppo è solitamente rilevante per tutti i presenti, è sempre meglio incoraggiare tutti a partecipare alle discussioni in corso. Ciò può essere ottenuto mescolando i ruoli in modo che tutti abbiano qualcosa da dire e siano quindi coinvolti in un modo o nellaltro nel processo decisionale. Inoltre, gli individui sono tenuti ad essere sinceramente entusiasti delle riunioni di gruppo quando la loro partecipazione è fortemente incoraggiata. Diventano anche entusiasti quando possono testimoniare che qualcosa sta per essere raggiunto. Leffetto finale è che i partecipanti alle riunioni del team iniziano ad assumersi la responsabilità delle riunioni fornendo contributi alle discussioni e presentandosi in tempo.

Assegna ruoli amministrativi

Quando il ruolo di ogni membro del team è chiaro nella loro mente, promuove notevolmente la coesione e lefficacia. Inoltre, fornisce la struttura necessaria che consentirà alle riunioni del team di iniziare e terminare in tempo. Cerca volontari o pre-assegna volontari a rotazione per ruoli importanti. Tali ruoli includono facilitatore, registratore e cronometrista.

Conclusione

Le capacità di gestire efficacemente le riunioni del team sono importanti per ottenere un lavoro di squadra produttivo. Inoltre, sono semplici da adottare e facili da imparare. Gli incontri di gruppo ben facilitati tendono a promuovere la creatività, la comunicazione aperta e la costruzione del consenso tra i suoi membri. I suggerimenti per una riunione del team di successo sopra menzionati non devono essere interpretati come suggerimenti per riunioni del team di vendita in quanto sono generali. Possono fungere da guida pratica ed efficace per aiutare i team a essere più produttivi.