8 suggerimenti per la partecipazione alle riunioni di successo

Una riunione aziendale ti consentirà di farti notare dai tuoi colleghi e dai superiori abbastanza facilmente. Qualsiasi cosa portata da te a una riunione può fornire agli altri unimpressione ottimistica o errata su di te. È imperativo prepararsi in anticipo per gli incontri di lavoro e inoltre è necessario attenersi ad alcune regole fondamentali che ti aiuteranno a rubare la ribalta durante il convegno. Qui parleremo di alcuni suggerimenti essenziali per la partecipazione a una riunione efficace .

1. Spiegare chiaramente lobiettivo della riunione

Il primo suggerimento per la partecipazione alle riunioni sarà quello di spiegare chiaramente lo scopo della conferenza. Ti imbatterai in diversi incontri che non hanno affatto uno scopo reale. Stranamente, una conferenza senza scopo potrebbe derivare da una quantità eccessiva di programma o da molta impulsività che porta a un concetto messo insieme frettolosamente con un obiettivo mal definito. Cerca di comprendere lo scopo della convocazione della conferenza e per questo devi chiederti esattamente cosa vorresti informare i tuoi partecipanti riguardo allorganizzazione della riunione. Inoltre, sarà anche prudente valutare se il modo più efficace per raggiungere il tuo obiettivo sarà una riunione di gruppo .

2. Dai un contributo

La tua partecipazione allincontro sarà incompleta nel caso in cui lasci il raduno senza dare alcun contributo. Mentre alcune conferenze sono più interattive, altre sono principalmente per fornire informazioni. In entrambi i casi, prova a fare qualsiasi domanda, a fare commenti o semplicemente a dare la tua mano. Cerca di aspettare loccasione perfetta per fare commenti appropriati e prendi anche misure per non sembrare insincero. Nel caso in cui desideri fare i complimenti a qualcuno, sarebbe saggio informare quella persona in merito a cosa esattamente ti senti positivo su di lui o lei.

3. Seleziona il tuo tempo

Durante la tua partecipazione allincontro non essere il primo a commentare una particolare proposta o presentazione nel caso in cui non ti capiti di essere un esperto o il senior manager. Invece, qualcun altro potrebbe rispondere alle tue domande e potresti scoprire che hai effettivamente frainteso ciò che è stato detto. Preparati a fare commenti quando sei sicuro che la tua opinione sia davvero necessaria.

4. Non tentare mai di dominare

Unaltra linea guida efficace per la partecipazione alla riunione sarà quella di non dominare la discussione anche se hai alcune domande preziose che sono essenziali per la riunione. Inoltre, lascia che gli altri esprimano le proprie opinioni dopo aver espresso il tuo punto: è possibile che aggiungano altri punti che vorresti aggiungere tu stesso, dandoti lopportunità di rilassarti e dare contributi in seguito.

< h2> 5. Invita un numero inferiore di partecipanti

Limitare il numero di persone che partecipano alla riunione si tradurrà in un risparmio di tempo considerevole per i dipendenti. Non è necessario che investano il loro tempo per una conferenza non essenziale e questo li aiuterà a concentrarsi su altri lavori vitali. Inoltre, sarai in grado di organizzare riunioni più mirate e produttive solo con le principali parti interessate.

6. Inizio e fine puntuali

Nel caso in cui tu abbia lobbligo di organizzare riunioni su base regolare e sei noto per essere qualcuno che inizia e anche finisce in tempo, non sarà sorprendente se molti dei tuoi colleghi cercheranno di presentarsi alle tue riunioni di buon grado. Le persone ti apprezzeranno per le tue capacità di partecipazione alle riunioni nel caso in cui comprendi il valore del loro tempo. Inoltre, non organizzare mai una riunione che dovrebbe durare più di 60 minuti. Unora è solitamente la durata massima del tempo in cui i lavoratori saranno in grado di concentrarsi senza alcuna interruzione.

7. Mantieni il controllo

Hai la responsabilità di tenere tutti impegnati nel caso in cui ti capiti di essere responsabile della conferenza. È ovviamente un ruolo fondamentale da svolgere per te e potrebbe essere piuttosto impegnativo nel caso in cui largomento della riunione sia di grande importanza per te. Le cose potrebbero iniziare ad andare alla deriva e in quel caso, devi riconoscerlo e anche guidarlo indietro al punto a portata di mano senza alcun ritardo. È essenziale identificare la tangente e assicurarsi di affrontarla in seguito. Potrebbero sorgere situazioni in cui alcune persone possono insistere su una particolare agenda personale e in tal caso, devi cercare di limitare il contributo di quella persona mentre conversi con loro al di fuori della conferenza riguardo a ciò che ci si dovrebbe aspettare da loro per le riunioni.

< h2> 8. Tieni traccia dei gadget elettronici

Attualmente la maggior parte di noi ha labitudine di controllare costantemente i propri smartphone, questo può distrarci dagli obiettivi dellincontro. Sta a te capire se i tuoi partecipanti saranno in grado di gestire i loro telefoni cellulari al momento della conferenza. Uno dei suggerimenti efficaci per la partecipazione alla riunione sarà quello di consentire ai partecipanti di mettere i loro smartphone in modalità vibrazione durante la riunione e partecipare a qualsiasi chiamata solo se è veramente urgente.

ezTalks Meetings è lapplicazione più efficace pensata per una conferenza di lavoro online. Può essere facilmente utilizzato durante qualsiasi riunione fisica in modo tale che laltra persona che si trova a distanza da te possa partecipare facilmente alla conferenza.

Conclusione

Dopo aver esaminato questi suggerimenti di partecipazione sopra menzionati per un incontro, sarai in grado di offrire una guida utile per ogni singolo incontro in futuro. Inoltre, i partecipanti agli incontri da te organizzati possono utilizzare le tue tattiche per organizzare da soli grandi conferenze.