4 Problemi comuni nelle riunioni virtuali e soluzioni corrispondenti

Un incontro virtuale si riferisce a discussioni aziendali condotte tramite trasmissione Internet, videoconferenza, e-mail e altre modalità simili. Come puoi immaginare, ti consente di procedere con discussioni di lavoro in qualsiasi momento ovunque ti trovi, proprio come un tradizionale incontro faccia a faccia. Tuttavia, anche lincontro virtuale ha i suoi problemi. Qui vorrei elencare i 4 più comuni insieme alle correzioni di seguito.

Problema 1: ripetersi più e più volte

Ciò accade principalmente quando il partecipante non sta prestando attenzione a ciò che sta dicendo il presentatore. In tal caso, se fai loro una domanda, risponderanno sempre con "Puoi ripeterlo per favore?"

Soluzione: assicurati di conoscere il nome di tutti se si tratta di una riunione che coinvolge molti partecipanti. Questo è estremamente utile per attirare lattenzione perché le persone tendono ad essere più concentrate se il suo nome viene menzionato in una riunione. Quindi, per perfezionare ogni riunione virtuale, ricordati di iniziare ogni frase con il nome di qualcuno.

Problema 2: non hai idea di chi ti sta parlando

Succede quando il presentatore ti chiede la tua opinione ma non hai idea di chi sia quella persona. In generale, una situazione del genere potrebbe portare a difficoltà a rispondere poiché rivolgersi a qualcuno con cui non si ha familiarità è piuttosto complicato.

Soluzione: guida lo sforzo. Usa tutti i mezzi per assicurarti che tutti ti conoscano non appena inizi a parlare. Ciò renderebbe più facile per le persone chiamarti per nome quando vogliono farti una domanda o hanno bisogno della tua opinione. Questo può essere possibile se ti presenti più volte mentre inizi a parlare in modo da abituare gli altri membri al tuo nome e alla tua voce.

Problema 3: rumori esterni e disturbi di sottofondo

Questo accade tutto il tempo. I pianti dei bambini, i latrati dei cani, i rumori delle automobili e il martellamento dei cantieri potrebbero trasformare un incontro in una cosa molto tortuosa. Ciò potrebbe rendere i membri irritati e perdere facilmente la concentrazione sullargomento in questione. La maggior parte delle riunioni di successo si tengono solitamente in un ambiente tranquillo per garantire la piena concentrazione.

Soluzione: assicurati che le linee guida delletichetta di alto livello siano formulate e impostate per consentire il regolare svolgimento della riunione.

Problema 4: la tecnologia potrebbe non funzionare

PowerPoint potrebbe decidere di bloccarsi o uno dei microfoni del membro potrebbe non rispondere alla sua voce e escluderlo dalla riunione. Il feed video potrebbe anche essere così scarso che tutti i membri apparirebbero uguali e irriconoscibili. Questo ovviamente interferirebbe con il regolare svolgimento della riunione virtuale.

Soluzione: prepara un piano di backup in caso di problemi tecnici. Sebbene ci siano ancora problemi tecnologici che non possono essere completamente evitati, come una cattiva connessione Wi-Fi, interruzione delle chiamate e guasto del dispositivo, è comunque consigliabile provare ezTalks per ospitare riunioni virtuali poiché ezTalks assicura che la riunione continui e che tutti i partecipanti siano sulla stessa pagina.

Tenendo a mente i problemi comuni di cui sopra, la prossima volta li eviterai sicuramente e renderai lincontro virtuale perfetto e di successo!