Come rendere le riunioni virtuali più interattive
In un mondo sempre più globalizzato e competitivo, le aziende stanno rapidamente passando a strumenti di comunicazione Internet per risparmiare sui costi e aumentare lefficienza. Oltre l80% delle aziende in tutto il mondo ora tiene riunioni virtuali tramite la tecnologia di videoconferenza. Per chi è al buio, una riunione virtuale consente a te e al tuo team di mettervi in pari online, indipendentemente dalle rispettive posizioni. Capisci il punto?
Se sei un imprenditore che ha recentemente effettuato il passaggio e sei costantemente curioso di sapere come rendere le riunioni virtuali più interattive, qui sono alcune best practice del settore per ottenere il massimo dalle tue riunioni:
1. Imposta obiettivi chiari
It's true that impromptu meetings can bring out creative ideas,but what’s your move when things start going south? That's when you define your objectives for the next meet. When you have an agenda in place,your team will have ample time to think over key points. Also,introducing ground rules would be a nice way to maintain order during the meeting. Any rule that you deem would help bring out efficiency,should be put to test. Seasoned team leaders sometimes start with the end result to cue subtly to the team that they mean business - however,there’s a catch. If you squeeze in too many objectives,your meeting may end up being a really boring marathon,bringing you back to square one. Great meetings are precise and short. Plan early,decide on a couple of objectives and mail that agenda right away!2. Assicurati di essere configurato correttamente
La più grande svolta nelle riunioni virtuali sono quei fastidiosi ostacoli tecnici. Una interruzione nella comunicazione può letteralmente interrompere una riunione, uccidendo il flusso e il tempo. Immagina di avere una bella discussione sullimplementazione della tua nuova strategia di marketing e allimprovviso - scatto! Laudio del tuo vicepresidente marketing si interrompe. La tua squadra si distrae, sei a corto di idee e poi il Natale è finito. Lunico modo per uscire da questo pasticcio è far testare lattrezzatura dai tuoi tecnici interni prima di ogni riunione. Oppure puoi scegliere saggiamente il tuo software di conferenza. Un modo per eliminare i problemi hardware è iscriversi a un servizio basato su cloud come ezTalks Cloud Meeting. Tutto quello che si dovrebbe fare è iscriversi al loro servizio e un semplice browser web sarebbe sufficiente per tenere riunioni di grandi dimensioni.
3. Mantieni unatmosfera cordiale, ma composta
Lunico modo per incoraggiare la tua squadra a essere più disponibile è allentare un po le cose. Gettiamo latmosfera aziendale fuori dalla finestra e proviamo ad avviare una sessione di brainstorming casuale in cui tutti sono liberi di fare domande e fare commenti, se il flusso di idee è tutto ciò che stai cercando. Un modo per rompere il ghiaccio è iniziare con un sondaggio o una domanda aperta. Oppure puoi progettare presentazioni o video che costringano i tuoi partecipanti a prendere parte, quando il semplice fatto di conversare non lo taglia. Se hai una scadenza, progetta il flusso della riunione in modo un po più nitido. Torna ai metodi della vecchia scuola di spostarti tra i partecipanti in modo casuale o prova a fare domande specifiche: "David, che ne pensi di questo?"
4. Utilizza sempre le funzionalità video
Pensaci, cosa cè di più emozionante? Le chat basate su testo e audio diventano rapidamente monotone e non sono più attraenti. La ricerca mostra che i partecipanti sono più attivi e consapevoli della loro produzione mentre guardano il video, mentre sul testo la maggior parte dei dipendenti non riesce nemmeno a concentrarsi per la maggior parte. Quindi avere uno streaming HD fa miracoli sullumore e sul tono generale della riunione. Inoltre, non cè spazio per i tuoi partecipanti di distrarsi facilmente o di fare più cose contemporaneamente, dopotutto potete controllarvi a vicenda.
5. Padroneggia i tuoi controlli di amministrazione
La maggior parte dei software per conferenze oggi viene fornita precaricata con controlli di amministrazione. Se sei il capo, puoi controllare i privilegi dei partecipanti, come il pulsante di disattivazione dellaudio. Spesso utilizzato in modo improprio, il pulsante di disattivazione dellaudio è stato più dannoso che utile. Un ottimo software ti consentirà di cambiare modalità e controllare gli aspetti della comunicazione, come decidere chi può parlare e chi può andarsene. Avere il controllo ti permetterà di intervenire non appena sentirai che le cose stanno andando fuori strada. Puoi anche registrare le tue riunioni per analisi future. Quindi assicurati che il tuo software ti consenta di esercitare un controllo sufficiente sulla riunione. Quando hai abbastanza strumenti per monitorare una riunione in modo efficiente, distrazioni e scuse saranno a bada.
Conclusione
Le riunioni virtuali sono una manna dal cielo per tutti i tipi di imprenditori - piccolo o grande. Dopo tutto, chi non vorrebbe sfruttare il talento su scala globale? Un piccolo sforzo per ravvivare le cose durante le riunioni farà molto per aumentare il morale del tuo team e migliorare la produzione complessiva e la produttività dellorganizzazione. I vantaggi sono una dozzina, a ciascuno il suo. Le grandi aziende risparmiano un sacco di scartoffie, mentre le aziende con un budget limitato non hanno bisogno di sprecare risorse viaggiando e cercando talenti. Con un bel po di pianificazione per una sessione interattiva, una buona piattaforma per conferenze, puoi gestire virtualmente la tua azienda dalla tua accogliente camera da letto o dal bar locale.
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