Pro e contro di riunioni virtuali o conferenze Web

La comunicazione è sempre stata essenziale, quando si trattava di un ambiente aziendale. Per questo motivo, i manager spesso dovevano fare viaggi che richiedevano tempo e denaro per incontrare il loro personale. Al giorno doggi, la tecnologia ci ha dato un grande vantaggio e non dobbiamo più essere fisicamente presenti a una riunione, essere informati o interagire con gli altri.

Uno strumento di videoconferenza è il metodo ideale per una corretta collaborazione in team, consentendo loro di connettersi da qualsiasi tipo di dispositivo. Considerando limportanza che riveste tale software, molti manager e giovani imprenditori, volevano saperne di più sullefficacia di tale software. Con lelevato interesse che galleggia sulla riunione virtuale web, i pro ei contro della riunione virtuale o della conferenza web sono un argomento importante e tutti vogliono capire se questa soluzione è adatta alle loro esigenze.

Nel di seguito, discuteremo di questo argomento e presenteremo i principali vantaggi e svantaggi di un meeting virtuale o di uno strumento di web conferencing.

Pro of Virtual Meeting

1) Tempo / denaro Consumare A proper communication between a manager and its staff is crucial. In the past,a manager had to make long trips that were time and money consuming,just to meet its employees from another branch. However,there is no longer the case with a web conference tool. With such specialized tool,the manager could start a virtual meeting with the team in just a few seconds,being able to see,speak and share presentations with them. Because time is an important asset,there are some advanced web conferencing software like ezTalks Cloud Meeting,which focused on the mobile connectivity as well. This way,every team member can join the conference from any place,without the need of traveling to the meeting location. 2) Coinvolgimento dellintero team A team meeting is effective only if every staff member attends it. However,for some reasons,there are always persons who cannot make it. Even if they've called in sick or they are working on the field,there will always be obstacles that prevent you from gathering your entire team. With an advanced videoconferencing tool,this won't be the case anymore. The fast connectivity allows any employee to join the conference,no matter their physical location. This way,they will be completely briefed and they will better understand their tasks. Also,it will be a lot easier for the manager to share some presentations,establish goals or engage the team members in some group activities. 3) Consente una migliore comprensione dei dettagli A face-to-face conference often includes many details,instructions or other forms of information. During the meeting,employees can always misunderstand one piece of information or simply forget it. It happens all the time and it often leads to some mistakes from them. Besides a regular video conference tool,an advanced one will provide a recording feature of the conference,allowing the team-members to review the meeting and see the things that they've missed. Also,a video conferencing service like ezTalks will provide a cloud based platform,which facilitates the sharing of presentations,graphics,and joint databases or goals assignments. This way,everybody will have a clear view over their tasks,understand the company expectations towards them and manage to be more productive. 4) Aumenta la fiducia di alcuni membri It's already known that some team members,especially from the technical departments,aren't so good with delivering a live presentation. Even though they are true professionals,they find it really hard to express themselves,when they are being watched by a group of people. With a videoconferencing tool,all the attendants can participate from their comfort place,being able to sustain their presentations with live documents and charts. This will ensure a more effective meeting,where everybody participates in an active manner.

Contro della riunione virtuale

1) Dipendente dalla connessione Internet

Qualsiasi persona che voglia partecipare a un riunione virtuale, deve avere un dispositivo (mobile o statico) e una connessione Internet. A volte, un determinato membro si trova in unarea con segnale debole e ha una connessione Internet scadente. In questo caso, la squadra potrebbe sentirlo / vederlo con interferenza, e allo stesso modo. Questo può essere evitato solo optando per un software che funziona anche su connessioni di bassa qualità. Un software come ezTalks consente a qualsiasi partecipante di modificare la qualità del flusso, permettendogli di interagire completamente con gli altri. Non sarà buono come una connessione full HD ma almeno il team può sentirlo e vederlo.

2) Interazione personale

Alcuni manager ritengono che la vera chiave di una riunione di successo, sia linterazione fisica tra tutti i partecipanti. Ritengono che la presenza fisica dei dipendenti li renderà più coinvolti e attivi durante la riunione. Anche se gli studi non sono daccordo, ci sono alcuni manager che rifiutano di usare uno strumento di videoconferenza, proprio per questo motivo.

Conclusione

Uno strumento di videoconferenza / riunione virtuale, ha i suoi particolari pro e contro, come ogni altra invenzione innovativa. Tuttavia, dopo aver messo tutto in equilibrio, possiamo convenire che i vantaggi di questi strumenti superano gli inconvenienti. Uno strumento di videoconferenza è essenziale per qualsiasi azienda di piccole, medie o grandi dimensioni ei suoi vantaggi si rifletteranno nei risultati dellazienda.

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