I 6 migliori suggerimenti per riunioni virtuali efficaci
Al giorno doggi, molte aziende, aziende e istituzioni hanno membri di team o clienti sparsi in tutto il mondo. In qualità di manager, vorresti condurre una riunione virtuale il più delle volte . Nel recente passato, dovevi viaggiare dove si trovano i tuoi soggetti per incontrarli. Tuttavia, al giorno doggi, il mondo è cablato e con la comunicazione virtuale / remota o online, è possibile condurre riunioni con molte persone provenienti da luoghi diversi in qualsiasi momento che non condividono necessariamente un ufficio.
Hai mai partecipato a una conferenza che sembrava uninutile perdita di tempo personale? Ora puoi capire che la stessa riunione sta accadendo in remoto tramite videoconferenza o audioconferenza. In effetti, sarebbe persino incredibilmente difficile rimanere ordinati e impegnarsi attraverso le informazioni. È innegabile che riunioni virtuali a volte presentano alcune difficoltà che vanno da singhiozzi tecnologici, tempismo scadente, strumenti di comunicazione inefficaci e così via. Ciò nonostante, quando si conducono tali riunioni, è fondamentale assicurarsi che siano coinvolgenti ed efficaci. Tuttavia, puoi raggiungere questo obiettivo? Di seguito sono riportati sei suggerimenti per riunioni virtuali efficaci:
Sei suggerimenti per riunioni virtuali efficaci
1. Ottieni il servizio di riunione virtuale definitivo per le tue esigenze
Se hai intenzione di condurre riunioni virtuali, è imperativo scegliere i migliori strumenti per riunioni virtuali che si adattano perfettamente I tuoi bisogni. La buona notizia è che ci sono molti dei servizi di conferenza online più popolari e incredibili. Alcune delle fantastiche opzioni includono ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts, tra gli altri. Diverse opzioni spesso eccellono bene in alcune funzionalità che forse soddisfano le tue esigenze. Assicurati che tutti i partecipanti alla riunione abbiano avuto le app prontamente disponibili e testate per funzionare sui loro computer o dispositivi mobili.
2. Distribuire materiali e agenda in anticipo
A meno che non si tratti di una riunione casuale, le riunioni formali spesso hanno ordini del giorno dettagliati che delineano ciò che verrà discusso e, naturalmente, la quantità di tempo che ogni argomento verrà affrontato. Se stai pianificando una riunione virtuale, assicurati di aver emesso argomenti di discussione in anticipo ed evita le lotte dellultimo minuto. In genere, per la comunicazione virtuale efficace , da remoto ai partecipanti deve essere concesso molto tempo per accedere e familiarizzare con i materiali. Oltre a ciò, qualsiasi documento (compreso lordine del giorno) dovrebbe essere etichettato e numerato chiaramente per un facile riferimento man mano che la riunione virtuale procede.
3. Fornire istruzioni dettagliate su come partecipare alla riunione
Non si dovrebbe dare per scontato che tutti siano un mago di Internet. Il più delle volte incontrerai persone che non hanno mai utilizzato una piattaforma per riunioni online e per che, avrai una comunicazione inefficace. Pertanto, quando si pianificano tali riunioni, è importante inviare il proprio invito e assicurarsi di aver incluso istruzioni dettagliate su come partecipare. Oltre a ciò, includi la procedura su cosa aspettarti e anche come contattarti nel caso in cui il partecipante dovesse affrontare alcune difficoltà.
4. Rispetta i fusi orari
Le riunioni virtuali possono avere partecipanti da tutto il mondo in un dato momento. Come tutti sappiamo, mentre potrebbe essere preferibile che i partecipanti a Londra abbiano una riunione intorno alle 2 del pomeriggio, potrebbe non essere fattibile chiedere a qualcuno in Estremo Oriente alla stessa ora al mattino di partecipare al incontro. Ovviamente, la differenza di orario è una sfida significativa quando si organizza una riunione virtuale, ma è possibile gestirla utilizzando il componente aggiuntivo di Google Calendar, spesso chiamato Orologio mondiale. Mostra lora della riunione appropriata nel fuso orario di ogni partecipante.
5. Avere un piano di backup
Indipendentemente da quanto bene hai pianificato la tua sala riunioni virtuale , non è umanamente possibile controllare tutto, e occasionalmente le cose non funzionano. Ad esempio, potresti avere un errore di connessione a Internet, il tuo dispositivo mobile / computer si arresta in modo imprevisto o talvolta i tuoi partecipanti non possono connettersi semplicemente perché non hanno installato e funzionante lapp della riunione. Tutto questo e molto altro può rendere inefficaci le tue riunioni virtuali. Con questo in mente, è importante avere un piano B. Il piano alternativo potrebbe includere un backup di Internet se si sta conducendo la riunione virtuale da un luogo in cui si verificano singhiozzi e problemi tecnici. Nel caso in cui lapp preferita per la riunione virtuale possa essere il tuo problema, valuta la possibilità di impostare un collegamento alla riunione alternativo. Oltre a ciò, avere una linea telefonica audio di backup prontamente disponibile per integrare laudio nel caso in cui il collegamento audio sia confuso.
6. Coinvolgi i partecipanti
Si è capito che il coinvolgimento dei partecipanti si presenta costantemente come una delle principali sfide nello svolgimento di riunioni remote efficaci. Fortunatamente, ci sono infiniti suggerimenti e suggerimenti per risolvere questo problema. Include lassegnazione a ciascun partecipante di un ruolo da svolgere nella riunione. Incoraggiare discussioni sane più spesso ponendo domande e chiedendo commenti sono alcune delle interazioni coinvolgenti che rendono vivace una riunione.