Elenco di controllo delle best practice per riunioni virtuali
La chiave di ogni attività di successo è la comunicazione. In passato, questo era un argomento molto delicato e le persone dovevano fare dei veri sacrifici per interagire con il proprio team. Al giorno doggi, il progresso tecnologico ha reso le cose molto più facili. Con solo un dispositivo, un programma specializzato e una buona connessione Internet, possiamo avere un incontro in tempo reale con il nostro team, indipendentemente dalla loro posizione.
Un incontro virtuale è una forma di comunicazione molto efficace perché tutti i partecipanti vi accedono da remoto , senza essere effettivamente presenti nello stesso luogo. Molti imprenditori hanno visto i vantaggi delle riunioni virtuali , e hanno iniziato a usarlo come metodo di comunicazione predefinito. Tuttavia, una riunione virtuale, come qualsiasi altra forma di riunione, dipende da una serie di fattori. Se applicati, questi fattori garantiranno il successo della riunione e ogni partecipante ne comprenderà appieno lo scopo.
Di seguito, presenteremo le best practice per le riunioni virtuali e ti faremo capire come migliorare queste pratiche.
1) Pianifica la tua agenda
Lo scopo principale di una riunione virtuale è risparmiare tempo. Con esso, non dovrai riunire tutto il team in una posizione specifica e potrai connetterti a loro in pochi secondi. Tuttavia, se desideri essere ancora più efficiente in termini di tempo e condurre una riunione di successo, è consigliabile preparare gli argomenti principali della riunione, prima che inizi. Un ottimo approccio consiste nel suddividere la riunione generale in diverse riunioni più piccole e dare a ciascuna uno scopo. Seleziona un determinato argomento e un obiettivo per uno di questi incontri e assicurati di rispettarli. Se hai un programma serrato, assicurati di impostare un margine di errore, perché alcuni argomenti potrebbero richiedere più tempo di quanto hai pianificato.
2) Usa tutti gli strumenti disponibili
Una delle migliori pratiche per la riunione del team virtuale è che hai molti strumenti disponibili. Con un software ben sviluppato come ezTalks Cloud Meeting , hai accesso a un ampio elenco di funzioni che miglioreranno la qualità della tua riunione. Prenditi il tuo tempo e impara a padroneggiarli tutti, perché renderanno il tuo lavoro molto più semplice. Ad esempio, ezTalks Cloud Meeting ha una condivisione dello schermo gratuita molto professionale < / a>, che consente di visualizzare grafici, tabelle o qualsiasi altra forma di materiale visivo in tempo reale. Questo può influenzare il risultato della riunione e può rendere i partecipanti più coinvolti e più consapevoli sugli argomenti discussi.
3) Tenere impegnati i partecipanti
Nonostante un incontro fisico, un incontro virtuale può far sentire i partecipanti troppo a proprio agio e far perdere loro la concentrazione. Tuttavia, questo problema può essere risolto facilmente e puoi organizzare la miglior riunione virtuale . Per cominciare, devi chiedere a tutti gli assistenti di rimuovere ogni forma di distrazione e di concentrarsi interamente sullincontro. Molti membri del team tendono a svolgere più compiti, considerando che possono prestare attenzione anche alla riunione. Questo è totalmente improduttivo e dovresti chiedere loro di smetterla. Anche suddividere la riunione in più parti è utile, ma non sufficiente. Per risultati migliori, è consigliabile combinare la presentazione con una parte di domande e risposte e, perché no, con alcune attività interattive.
4) Preparare i partecipanti
Se desideri padroneggiare le migliori pratiche di riunione del team virtuale, devi capire una cosa. In qualità di facilitatore di quellincontro virtuale, è tua responsabilità preparare i partecipanti e informarli sullo sviluppo del tuo incontro futuro. Puoi dedicare cinque minuti prima della riunione per farlo. Spiega loro le regole di base, cosa vuoi ottenere durante lincontro e fornisci alcune istruzioni aggiuntive. Normalmente, dovresti chiedere a tutti gli assistenti di riattivare i loro microfoni, accendere le loro telecamere e controllare la loro connessione Internet. Inoltre, dovresti impostare un periodo di tempo per la riunione e rispettarlo. Se sei preoccupato per questi aspetti, devi sapere che un programma di videoconferenza ben sviluppato come ezTalks Cloud Meeting beneficia di una funzione "Registra questa riunione" e persino di un " Opzione "Timing". In questo modo, i partecipanti possono rivedere la riunione in caso di malintesi e non dovrai preoccuparti che la riunione richiederà troppo tempo.
5) Inspire
Questa è la regola doro, quando parliamo di best practice per riunioni virtuali. In qualità di facilitatore dellincontro, è tua responsabilità ispirare i partecipanti e far sentire loro la tua dedizione, anche se sei a miglia di distanza da loro. Mostra loro che credi in loro e che apprezzi tutte le loro idee. In questo modo, saranno più proattivi, più coinvolti e interagiranno di più. Se alcuni dei membri hanno raggiunto i loro obiettivi, assicurati di menzionarlo e di lodarli davanti alla squadra. Ciò aumenterà la loro fiducia e li renderà ancora più dediti. Fallo ei partecipanti attenderanno con ansia il prossimo incontro.
Conclusione
Le riunioni virtuali possono essere ancora più efficaci di una riunione fisica se segui queste pratiche. Se non lhai mai fatto prima, puoi utilizzare il miglior software gratuito per riunioni virtuali e provarlo . Sarai sorpreso di vedere che il tuo team ama questo metodo di interazione. Alla fine della giornata, il risultato di questi incontri si rifletterà nei risultati della tua azienda.